Shopify E-Fatura ve E-Arşiv Entegrasyonu Nasıl Yapılır?
Shopify siparişlerini Türkiye’deki elektronik belge süreçlerine bağlarken müşteri, ürün, vergi, indirim, kargo ve iade verilerinin nasıl planlanması gerektiğini öğrenin.
Shopify e-Fatura/e-Arşiv entegrasyonu; mağazadaki sipariş ve müşteri verisini muhasebe yazılımına veya yetkili özel entegratöre doğru alanlarla aktarır, uygun elektronik belgenin oluşturulmasını ve durum bilgisinin mağazaya dönmesini sağlar. Kurulum yalnızca uygulama yüklemek değil, mali ve operasyonel senaryoları test etmektir.
Not: Bu içerik teknik planlama rehberidir; mali veya hukuki danışmanlık değildir. Geçiş zorunluluğu, belge türü ve güncel eşikler için mali müşaviriniz ile GİB e-Belge kaynaklarını kontrol edin.
Önce sistemlerin görevini ayırın
Shopify sipariş, ödeme, ürün ve müşteri bilgisini yönetir. Muhasebe veya ERP sistemi ticari kaydı, özel entegratör ise GİB ile elektronik belge iletişimini üstlenebilir. Her projede hangi sistemin ana kayıt olduğu belirlenmelidir. Aynı siparişin iki farklı sistem tarafından faturalanması çift belge riskine yol açar.
E-Fatura ve e-Arşiv kararını otomatikleştirin
Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı, müşteri tipi ve mevzuat kuralları belge türünü etkiler. GİB, e-Fatura kullanıcısına e-Fatura; kayıtlı olmayan alıcıya e-Arşiv Fatura düzenlenmesi gereken senaryoları açıklar. Kullanıcı sorgusu ve belge profili entegratör tarafında güncel servislerle yönetilmelidir.
Sipariş alanlarını eksiksiz eşleştirin
Sipariş numarası, tarih, ad-soyad veya unvan, TCKN/VKN, vergi dairesi, adres, ürün kodu, miktar, birim fiyat, KDV oranı, indirim, kargo ve para birimi için açık bir veri haritası hazırlayın. Kupon ve sepet indiriminin satırlara nasıl dağıtılacağı muhasebe toplamını etkileyebilir. Yuvarlama farkları test siparişlerinde kontrol edilmelidir.
Faturalama zamanını iş akışına bağlayın
Ödeme alınır alınmaz, sipariş onaylandığında veya ürün kargoya verildiğinde fatura oluşturmak farklı operasyonlar doğurur. Kapıda ödeme, havale bekleyen sipariş, ön sipariş ve kısmi gönderim için ayrı kurallar gerekebilir. Belge üretimi “ödendi” etiketine bağlıysa manuel durum değişiklikleri de hesaba katılmalıdır.
İptal, iade ve kısmi iade senaryolarını test edin
Sipariş iptali her zaman belgenin otomatik iptali anlamına gelmez. Fatura henüz oluşmadıysa süreç durdurulabilir; oluştuysa GİB kuralları ve belge durumuna göre iptal, itiraz veya iade belgesi gerekebilir. Kısmi iade, ürün değişimi ve kargo bedeli iadesi için örnek senaryolar oluşturun.
Hata takibi ve yeniden deneme mekanizması kurun
Eksik vergi numarası, hatalı adres, kapalı servis veya oran uyuşmazlığı faturayı durdurabilir. Başarısız kayıtların görünür olduğu bir kuyruk, anlaşılır hata mesajı ve kontrollü yeniden deneme süreci bulunmalıdır. Başarılı belge numarası ve bağlantısı sipariş kaydına geri yazılırsa destek ekibi müşteriye daha hızlı yanıt verir.
Entegrasyon kontrol listesi
- Sistem rolleri ve ana veri kaynağı
- Yetkili entegratör kontrolü
- Müşteri ve vergi alanları
- Ürün kodu ve KDV oranları
- İndirim ve kargo hesaplaması
- Faturalama tetikleyicisi
- İptal ve kısmi iade testleri
- Hata kaydı ve yeniden deneme
Sık sorulan sorular
Shopify doğrudan GİB’e fatura gönderir mi?
Shopify sipariş verisini tutar; e-belge süreci çoğunlukla muhasebe sistemi veya GİB tarafından yetkilendirilmiş özel entegratör üzerinden yürütülür.
E-Fatura ile e-Arşiv arasındaki seçim nasıl yapılır?
Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmaması ve güncel mevzuat kuralları belirleyicidir. Mali müşavir ve entegratörle doğrulanmalıdır.
İptal edilen siparişin faturası otomatik iptal olur mu?
Her entegrasyonda otomatik değildir. İptal, iade ve kısmi iade senaryoları ayrı ayrı kurulmalıdır.
Hangi veriler hazırlanmalı?
Vergi bilgileri, ürün kodları, KDV oranları, indirim, kargo, müşteri tipi ve belge senaryoları netleştirilmelidir.
Siparişten e-belgeye uzanan entegrasyon ihtiyaçlarınızı birlikte planlayalım.